Journal.fi-palvelun käyttö pelkässä julkaisukäytössä

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten OJS-järjestelmää voi käyttää pelkkään jo tuotettujen artikkeleiden julkaisemiseen. Näissä tapauksissa käsikirjoituksia ei kannata lähettää normaaliin tapaan uutena käsikirjoituksena, koska tällöin käsikirjoitusta pitää siirtää ensin tuotantovaiheeseen.

Järjestelmän pikajulkaisulisäosalla (Quicksubmit Plugin) artikkelin voi julkaista suoraan tai vaihtoehtoisesti käsikirjoituksen voi lähettää suoraan tuotantovaiheeseen odottamaan julkaisua.

Numeroiden lisääminen ja hallinta

Ennen artikkeleiden siirtämistä kannattaa luoda valmiiksi lehden numero, jota on julkaisemassa.

• Valitse sivuvalikosta Numerot/Issues/Nummer
• Välilehdeltä Tulevat numerot/Future issues/Kommande nummer valitaan kohta Luo numero/Create Issue/Skapa nummer
• Syötä avautuvaan lomakkeeseen numeron tiedot: vuosikerta, numero ja vuosi (Volume, Number, Year).
• Kohtaan Otsikko/Title/Titel voidaan antaa erillinen nimitieto, jos kyseessä on esimerkiksi jokin erikoisnumero.
• Lomakekenttien alapuolella valitaan rukseilla numeron yhteydessä näytettävät tiedot. Mikäli siis ei ole tapana ilmoittaa numero-tietoa, niin kyseisestä kohdasta jätetään ruksi pois.
• Kun kaikki tiedot on syötetty, paina Tallenna/Save/Spara.

Valmis numero ilmestyy Tulevat numerot/Future Issues/Kommande nummer välilehdelle. Sen tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla numeron otsikkoa.

Numeron julkaisu

Kun kaikki numerossa julkaistavat artikkelit ovat valmiina, voit klikata numeron nimen edessä olevaa sinistä kolmiota, jolla avautuvista lisätoiminnoista pääset julkaisemaan numeron.

Artikkeleiden lisääminen järjestelmään

Kun OJS-järjestelmää käytetään käsikirjoitusten vastaanottoon, syntyy julkaistavan artikkelin aihio jo siinä vaiheessa, kun ensimmäinen versio käsikirjoituksesta lähetetään. Saapunut teksti käy tämän jälkeen läpi toimitusprosessin ja lopuksi siitä valmistetaan julkaistava versio.

Mikäli käsikirjoituksia ei vastaanoteta järjestelmän kautta, voidaan yksittäisen artikkelin julkaisua nopeuttaa käyttämällä Pikajulkaisulisäosaa (Quicksubmit plugin).

Lisäosa löytyy vasemmasta sivuvalikosta kohdasta Työkalut => Tuonti/Vienti => Pikajulkaisulisäosa / Tools=>Import/Export=>Quicksubmit Plugin) / Verktyg => Importera/Exportera => QuickSubmit-pluginet.

Ennen artikkelin lisäämistä kannattaa kerätä esille julkaistava artikkelitiedosto, artikkelin otsikko ja abstrakti sekä kirjoittajan nimi, sähköposti ja affiliaatio.

Artikkelin lisääminen

Avaa pikajulkaisulisäosa.

Valitse käsikirjoituksen kieli vetovalikosta. Jos lehden kieliasetuksissa on määritelty, että julkaistaan vain yhdellä kielellä, ei vetovalikkoa ole.

Valitse osasto/section/sektion, jossa artikkeli julkaistaan.

Anna artikkelin otsikko. Mikäli lehti on monikielinen, klikkaamalla kenttää avautuu mahdollisuus täyttää eri kieliversiot.

Anna artikkelin abstrakti.

Lisää artikkelin tekijät/contributors/medarbetare.

• Valitse Lisää tekijä/Add contributor/Lägg till medarbetare.
• Täytä avautuvaan lomakkeeseen kirjoittajan nimi, sähköposti, maa sekä affiliaatio. Mikäli et tiedä sähköpostiosoitetta, kannattaa käyttää oman toimituskunnan pääasiallista sähköpostia. Osoitetta ei julkaista oletuksena kirjoittajan nimen yhteydessä.
• Valitse tekijän rooli/role/roll (tavallisesti kirjoittaja).
• Paina Tallenna/Save/Spara.
• Mikäli tekijöitä on useita, aloita uudelleen valitsemalla lisää tekijä.

Lisää julkaistavat tiedostot/Galleys/Publiceringsversioner.

• Valitse Lisää julkaistava tiedosto/Add Galley/Lägg till publiceringsversion.
• Anna julkaistavan tiedoston selite/Galley Label/Etikett för publiceringsversion. Tämä teksti näkyy siinä linkissä, jota painamalla tiedosto aukeaa. Artikkelin tekstin tapauksessa kannattaa käyttää tiedostomuotoa, esim. PDF. Mikäli kyseessä on liitetiedosto, kannattaa käyttää jotain lyhyttä kuvausta, esim. Kuvio 1, Kuva 1, Taulukko 1 jne.
• Valitse tiedoston kieli. Tämä näkyy riippuen kieliasetuksista.
• Paina Tallenna/Save/Spara.
• Pääset lisäämään itse tiedostoa.
• Valitse artikkelin osa/component/artikelkomponent. Artikkelin tekstin tapauksessa se on Artikkelin teksti/Article Text/Artikeltext. Liitetiedostojen tapauksessa valitaan oikea vaihtoehto vetovalikosta.
• Valitse lataa tiedosto ja hae haluttu tiedosto tietokoneeltasi.
• Vihreä V-kirjain tiedoston nimen edessä on viesti onnistuneesta latauksesta.
• Paina Jatka/Continue/Fortsätt. Kohdassa 2 ei ole tarvetta nimetä tiedostoa uudelleen, paina Jatka ja lopuksi vaiheessa 3 Suorita.
• Mikäli haluat lisätä muita tiedostoja artikkelin yhteyteen, aloita uudelleen valitsemalla Lisää julkaistava tiedosto/Add Galley/Lägg till publiceringsversion.

Mikäli olet lisännyt valmiiksi julkaisemattoman numeron johon haluat artikkelin liittää, valitse lomakkeen lopussa olevista valinnoista Julkaistu/Published/Publicerad.

Valinta avaa vetovalikon, josta voit valita numeron, johon haluat liittää artikkelin. Valitse haluttu numero.

Täytä tarvittaessa lomakkeen loput tiedot. Sivut näkyvät sisällysluettelon yhteydessä, julkaisupäivämäärää ei yleensä tarvitse muokata ja mainittavat luvat riippuvat lehden toimintatavoista.

Paina lopuksi Tallenna/Save/Spara.

Saat ilmoituksen, että artikkeli on luotu. Voit nyt palata lisäosaan lisäämään uutta artikkelia tai siirtyä muokkaamaan juuri lisätyn artikkelin tietoja valitsemalla Siirry käsikirjoitukseen.

Artikkelin lisääminen DOI-tunnusten käyttäjille

DOI-tunnus on hyvä lisätä myös artikkelin kokotekstitiedostoon mikäli kyse on kokonaan uudesta artikkelista. DOI-tunnuksen näkee kuitenkin vasta siinä vaiheessa kun artikkelia ollaan lisäämässä järjestelmään, joten kokotekstitiedosto pitää lisätä eri vaiheessa kuin normaalisti pikajulkaisua käytettäessä.

Mikäli haluaa DOI-tunnuksen mukaan kokotekstitiedostoon voi toimia seuraavasti.

Avaa pikajulkaisulisäosa.

Valitse käsikirjoituksen kieli vetovalikosta. Jos lehden kieliasetuksissa on määritelty, että julkaistaan vain yhdellä kielellä, ei vetovalikkoa ole.

Valitse osasto/section/sektion, jossa artikkeli julkaistaan.

Anna artikkelin otsikko. Mikäli lehti on monikielinen, klikkaamalla kenttää avautuu mahdollisuus täyttää eri kieliversiot.

Anna artikkelin abstrakti.

Lisää artikkelin tekijät/contributors/medarbetare.

• Valitse Lisää tekijä/Add contributor/Lägg till medarbetare.
• Täytä avautuvaan lomakkeeseen kirjoittajan nimi, sähköposti, maa sekä affiliaatio. Mikäli et tiedä sähköpostiosoitetta, kannattaa käyttää oman toimituskunnan pääasiallista sähköpostia. Osoitetta ei julkaista oletuksena kirjoittajan nimen yhteydessä.
• Valitse tekijän rooli/role/roll (tavallisesti kirjoittaja).
• Paina Tallenna/Save/Spara.
• Mikäli tekijöitä on useita, aloita uudelleen valitsemalla lisää tekijä.

Jätä kohta julkaistavat tiedostot/Galleys/Publiceringsversioner tyhjäksi tässä vaiheessa.

Valitse lopusta vaihtoehto Julkaisematon/Unpublished/Opublicerad.

Paina lopuksi Tallenna/Save/Spara.

Saat ilmoituksen, että artikkeli on luotu.

Kun kaikki uuteen numeroon tarkoitetut artikkelit on lisätty yllä kuvatulla tavalla, voit siirtyä kohtaan DOI-tunnukset/DOIs/DOI:er Kaikki juuri lisäämäsi artikkelit pitäisi näkyä listauksessa.

Valitse halutut artikkelit ja valitse kohdasta Massatoiminnot vaihtoehto "Osoita DOI-tunnuksia". Lisätyt DOIt näkyvät klikkaamalla artikkelin nimen vieressä olevaa sinistä nuolta.

Voit nyt päivittää tunnuksen artikkelin taittotiedostoon ja luoda julkaistavan kokotekstitiedoston.

Lisää kokotekstitiedosto kohtaan julkaistavat tiedostot/Galleys/Publiceringsversioner.

• Valitse Lisää julkaistava tiedosto/Add Galley/Lägg till publiceringsversion.
• Anna julkaistavan tiedoston selite/Galley Label/Etikett för publiceringsversion. Tämä teksti näkyy siinä linkissä, jota painamalla tiedosto aukeaa. Artikkelin tekstin tapauksessa kannattaa käyttää tiedostomuotoa, esim. PDF. Mikäli kyseessä on liitetiedosto, kannattaa käyttää jotain lyhyttä kuvausta, esim. Kuvio 1, Kuva 1, Taulukko 1 jne.
• Valitse tiedoston kieli. Tämä näkyy riippuen kieliasetuksista.
• Paina Tallenna/Save/Spara.
• Pääset lisäämään itse tiedostoa.
• Valitse artikkelin osa/component/artikelkomponent. Artikkelin tekstin tapauksessa se on Artikkelin teksti/Article Text/Artikeltext. Liitetiedostojen tapauksessa valitaan oikea vaihtoehto vetovalikosta.
• Valitse lataa tiedosto ja hae haluttu tiedosto tietokoneeltasi.
• Vihreä V-kirjain tiedoston nimen edessä on viesti onnistuneesta latauksesta.
• Paina Jatka/Continue/Fortsätt. Kohdassa 2 ei ole tarvetta nimetä tiedostoa uudelleen, paina Jatka ja lopuksi vaiheessa 3 Suorita.
• Mikäli haluat lisätä muita tiedostoja artikkelin yhteyteen, aloita uudelleen valitsemalla Lisää julkaistava tiedosto/Add Galley/Lägg till publiceringsversion.

Kun tiedostot on lisätty, valitse lopuksi toiminto Ajoita julkaistavaksi / Schedule for publication / Planera för publicering. Avautuvasta ikkunasta valitaan numero, jossa artikkeli halutaan julkaista ja lisäksi voidaan antaa sivunumerot ja tekijänoikeuksiin liittyvät tiedot.

Paina Tallenna/Save/Spara. Järjestelmä ilmoittaa vielä artikkeliin liitetystä DOI-tunnuksesta, paina OK.

Siirry takaisin kohtaan Käsikirjoitukset/Submissions/Bidrag > Kaikki aktiiviset/All Active/Alla aktiva ja valitse seuraava muokattava käsikirjoitus.

Kun numero julkaistaan kaikki artikkelit siirtyvät Arkisto/Archive/Arkiv -välilehdelle.